Les impacts de la crise sanitaire ont été très forts, pendant le temps du premier confinement (mars à mai 2020) puis du second confinement (novembre à décembre 2020) et du troisième (avril à juin 2021), en termes d’organisation de l’entreprise, d’engagement collectif et individuel, d’adaptation, de santé, d’adoption très rapide de nouveaux modes de travail, de réorganisation du management.
En période de crise sanitaire, le télétravail est devenu une nécessité pour Caduciel qui dans son métier d’éditeur de logiciels a dû faire face à la fois aux demandes de ses clients, à la nécessité de produire rapidement des mises à jour de ses logiciels et à la gestion d’un risque sanitaire interdisant de jouer avec la santé de ses collaborateurs.
Interview d’une société qui a su mettre ses collaborateurs en télétravail en peu de temps, tout en garantissant une continuité de service à ses clients.
La crise sanitaire a engendré de nombreuses modifications dans le travail au quotidien d’un éditeur de logiciel. Comment a réagi l’entreprise ?
Michel Ziegler (Directeur Général Délégué) note une bonne réactivité de l’entreprise face à cette situation non préparée, tout en étant sensible aux alertes sur les risques d’isolement qui lui sont témoignés.
Notre équipe de développeurs pratique la méthodologie Agile. Les rituels Agiles comme les daily meeting, ont permis de maintenir les relations entre les collaborateurs et le bon fonctionnement sur les projets. La productivité n’a pas été impactée.
Vu des collaborateurs, j’ai surtout entendu un gain de temps de déplacement et de liberté d’organisation comme avantage principal de cette situation. Mais j’ai aussi entendu de nombreux témoignages concordants indiquant qu’au bout d’un certain temps le manque d’interactions sociales directes avec les collègues devenait pesant.
D’un point de vue managérial, par principe, je pense qu’il faut faire confiance aux collaborateurs. En plus d’avoir permis de continuer à avancer dans cette période compliquée, le télétravail présente de nombreux avantages pour le collaborateur comme pour l’entreprise. Par contre, il faut être vigilant sur le risque de délitement des liens au sein de l’entreprise. Même si les relations à distance ont été maintenues pour les collaborateurs travaillant sur un même projet, il faut prendre en considération l’absence des échanges informels avec les autres collaborateurs qui ne travaillent pas directement sur ces projets. Cela induit un risque de développement de silos au sein de l’entreprise, où les gens des différents services ne se connaissent plus. Le salarié peut aussi perdre la vue d’ensemble du fonctionnement et des objectifs de l’entreprise. Il peut ainsi perdre le sens réel de son travail.
Pour y remédier, nous avons développé la communication interne et imaginé plusieurs événements à distance mais avec un succès limité. Rien ne remplace vraiment le présentiel en termes de rapports humains.
Enfin, autre aspect très positif à prendre en compte, le télétravail a réduit les déplacements et a contribué à notre démarche de réduction de l’impact carbone de l’entreprise.
Est-ce que vous diriez que le confinement a changé l’organisation de l’entreprise ?
Sandrine Boutard (Responsable RH/Comptabilité)
Nous avions déjà une première expérience du télétravail avec quelques collaborateurs disposant de compétences que nous n’avions pas trouvées en local. Avec le confinement il a fallu rapidement appliquer le concept à l’ensemble de nos équipes tout en maintenant une permanence dans les différents services pour assurer la continuité de l’activité ne pouvant pas s’effectuer à distance (courrier, envoi et réception des colis….)
Durant cette période, nous avons fait en sorte d’être à l’écoute de l’ensemble de nos collaborateurs. Nous nous sommes assurés que chacun disposait des bonnes conditions pour travailler chez lui et nous avons prêté écrans et fauteuils pour qu’ils s’installent correctement chez eux. Tous les collaborateurs se sont familiarisés avec le logiciel Teams et ont été équipés de casque bluetooth leur permettant ainsi un dialogue aisé à travers cet outil.
Pour maintenir un lien social nous avons organisé des événements : jeux, concours photos, coffee break etc…
Au moment du retour sur site des collaborateurs, nous avons pris de nombreuses mesures sanitaires : application des gestes barrières, réagencement des espaces de travail pour respecter les distances entre les bureaux en open-space, distribution de masques et de gels hydroalcooliques….
Afin de pérenniser une organisation du travail alliant télétravail et activité en présentiel, une Charte du Télétravail va prochainement être étudiée avec nos élus du CSE.
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Comment conduire une étude auprès de ses clients, comment conduire un projet pendant ces phases de confinement successives ?
Benoit Courjal (Responsable Etudes)
Nous avons continué à échanger avec nos clients tout au long des confinements, pour comprendre leur besoin et proposer des solutions. Nous avons même réussi à piloter des ateliers d’idéation avec des panels de clients très variés pour les amener à réfléchir collectivement sur une problématique complexe, ce qui à mes yeux aura été l’exercice le plus complexe à mener en distanciel.
Nous avons appris à utiliser de nouvelles plateformes en ligne pour faciliter le pilotage à distance comme l’outil collaboratif Miro qui permet de remplacer les séances post-it en salle de réunion.
Les rituels Agile que nous avons mis en place depuis quelques années pour favoriser la communication et l’amélioration continue ont montré toute leur efficacité pour nous adapter à cette situation de confinement. Chacun sait ce qu’il a à faire et s’engage à produire son action à temps. Les opérations de développement et de test ont été réalisées en respectant les objectifs de sprints établis. Rester confiné ne signifie pas être isolé, d’où une nécessaire communication pour libérer la parole des collaborateurs, les encourager, les tenir informés des évolutions et développer ensemble des plans d’action en tenant compte de leurs feedbacks.
Le retour au bureau est clairement à plébisciter pour des activités liées à l’échange entre collègues, au travail collaboratif et à l’organisation d’entretiens d’évaluation. À l’inverse, on peut privilégier le télétravail pour se concentrer, effectuer des suivis administratifs et réaliser des tâches répétitives.
Quelles ont été les mesures prises sur le plateau de développement à Voray ? Qu’est ce qui a changé concernant l’organisation ?
Sébastien Nouvelot (Responsable Développement)
Quelques collaborateurs avaient déjà participé à des projets de développement en mode travail à distance. C’est une pratique qu’il a fallu généraliser à tout le monde. On était bien outillé et la méthodo pour intégrer une personne à distance dans nos rituels était rodée.
En tant que manager, le rôle du management de proximité bascule vers un management de soutien orienté vers les résultats et l’autonomie. Mais la conduite des entretiens de management nécessite d’être en face à face.
J’ai observé des changements dans les comportements : Les collaborateurs deviennent plus flexibles et plus collaboratifs
Plus flexible notamment sur les horaires pour organiser des opérations parfois tard le soir ou tôt le matin ce qui n’était pas envisageable par le passé en horaire fixe.
Plus collaboratif peut être en réaction à cet isolement et par besoin de maintenir une énergie positive : J’ai observé que les rituels type Rétrospective sont devenus plus ludiques.
Chacun s’est vu obligé d’organiser son espace et son temps de travail et même si c’est un mode forcé, cela a été relativement apprécié.
Pour organiser au mieux le retour au bureau des équipes, nous avons sondé chaque collaborateur pour décider de la solution la plus conciliante. De ce sondage s’est mise en place une rotation chaque semaine d’une moitié du service sur site et l’autre moitié en télétravail.
Il n’est pas évident de pouvoir opérer un retour en arrière et de revenir à un modèle traditionnel : horaires fixes en 100% présentiel.
Le travail sur la charte du télétravail va nous permettre de décider une règle commune de fonctionnement en laissant assez de souplesse pour que les managers gèrent les cas particuliers de l’opérationnel.
Article proposé par
Benoit COURJAL
Responsable Etudes
image ; https://www.cnil.fr